Co jsou to odvolávky – díl 2

Co víme z minula

V minulém článku jsme si vysvětlili, jak si představit odvolávku.
Řekli jsme si, že když nám někdo posílá odvolávku, znamená to, že se „odvolává“ na kontrakt, který mezi sebou mají odběratel a dodavatel. A že odvolávkou se upřesňují data z minulé odvolávky.

Odovlávky jsou vytvořené pro softwarové zpracování a tudíž mají spousta pravidel, která musejí být dodržená, aby odvolávce ruzuměl každý příjemce.

Standard, který je nutné dodržet

Jemná odvolávka se váže vždy jen k jednomu typu produktu: např. stěrač ID: 0231, ale může se odvolávat na několik termínů a množství.

Například: dostaneme odvolávku na stěrač ID: 0231, kde je několik řádek a v každé řádce je datum dodání a počet kusů, které je potřeba dodat (a případně čas kdy se mají stěrače dodat).

A tahle odvolávka, která nám přišla zároveň zrušila předchozí odvolávku – všechny údaje, které byly v předchozí odvolávce přijmutím této nové neplatí.
Zkuste si představit, jaký by to byl chaos, kdybyste měli odvolávky zpracovávat ručně a v Excelu. To by byla zábava na dlouhé zimní večery. Ale software také potřebuje nějaká vodítka, aby se ve všech odvolávkách neztratil a věděl, která ruší kterou. A z toho důvodu se odvolávky vzestupně číslují.
Odovlávka s vyšším číslem vždy ruší odvolávku s číslem nižším 🙂 . A odovlávka s nejvyšším číslem je tedy platná.

Chybné číslování

Někdy se ale stane, že Váš odběratel nedodržuje tyto standardy a například v označení odvolávky uvádí i písmena (místo názvu 0231123 použije název ZQW12WE123).
Co s tím? Nebojte i proti takovým rebelům máme řešení.
EDI for Business tyto nepovolené znaky odstraní a odvolávka je najednou zas platnou odvolávkou, kterou lze importovat do infomačního systému 🙂 .

Pravidla odvolávek

Jaká pravidla tedy musí taková odvolávka splňovat:

1. Jedna odvolávka vždy patří jen k jednomu typu produktu
2. Nově příchozí odvolávka vždy ruší odvolávku předešlou
3. Odvolávky mají vzestupné číslování
4. V odvolávce může být datum dodání buď velmi přesný (např. 23.3. v 9:00) nebo uvedený jako časové okno, kdy dodavatel může zboží přivézt (23.3 – 28.3)
5. Odvolávkám se říká DELFOR, call-off a nebo LAB